Vejledning til whistleblowerordningen

Whistleblowerordningens formål er:

• At sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i Hjørring Kommune.
• At beskytte den ovenfor beskrevne persongruppe, som indgiver oplysninger til ordningen i god tro.
• At sikre, at de indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i Hjørring Kommune.

Ordningens formål er således bl.a. at afdække uacceptable forhold – ikke at ”gå efter” personer.

Whistleblowerordningen er et supplement til den interne dialog og åbenhed. Du bør derfor altid overveje, om problemerne kan løses ved henvendelse til, f.eks. nærmeste leder, personaleafdeling eller tillidsrepræsentant. Ordningen er altså et alternativ, som kan bruges, hvis du ikke føler dig tryg ved at bruge de almindelige kanaler – eller, hvis du, f.eks. har henvendt dig til ledelsen om et alvorligt forhold uden, at der tages hånd om det.

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og du udtaler dig på egne vegne. Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker ikke din ytringsfrihed.

Det kan ikke få personalemæssige konsekvenser overfor dig, hvis du udtaler dig offentligt indenfor rammerne af din ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower ikke.

3.1. Hvornår kan du whistleblowe offentligt?

I helt særlige situationer kan du dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige oplysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower. Dvs. at du kan whistleblowe offentligt i stedet for til en whistleblowerordning.

Det kan du dog kun i følgende situationer:

1. Hvis du allerede har forsøgt at indberette til Hjørring Kommunes og Datatilsynets (eller udelukkende Datatilsynets) whistleblowerordning uden, at der truffet passende tiltag indenfor henholdsvis 3 og 6 måneder

• Det er således et krav, at du som minimum har forsøgt at indberette til Datatilsynets whistleblowerordning og whistleblowerenheden indenfor 6 måneder ikke har:
  1. Givet dig en orientering om, hvordan enheden har fulgt op på din indberetning, eller
  2. Lavet en passende undersøgelse eller truffet beslutning om passende tiltag på baggrund af din indberetning. Hvorvidt enheden har undersøgt forholdet tilstrækkeligt og iværksat passende tiltag på baggrund heraf, vil altid bero på en konkret vurdering, som i sidste ende vil være en domstolsprøvelse.

Eller

2. Hvis du har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser.

• Det er i den forbindelse et krav, at der foreligger en reel og konkret risiko for, at der vil indtræde en skade indenfor nær fremtid, eller at der foreligger en reel og konkret risiko for, at en ikke-uvæsentlig skade vil indtræde.
• Det vil eksempelvis gøre sig gældende, hvis overtrædelsen indebærer fare for enkeltpersoners liv og sikkerhed.

Eller

3. Hvis du har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

I dette afsnit kan du læse om:

• hvem der kan indberette til Hjørring Kommunes whistleblowerordning
• hvad du kan indberette om
• hvad du ikke kan indberette om
• hvilke krav, der stilles til dig, når du indberetter
• hvordan du laver en indberetning
• hvilke konsekvenser der indtræder, hvis du bevidst misbruger ordningen

4.1. Hvem kan indgive oplysninger?

Du kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen, hvis du er:

• Ansat i Hjørring Kommune
• Lønnet eller ulønnet praktikant i Hjørring Kommune
• Arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører til Hjør-ring Kommune
• Endnu ikke er ansat i Hjørring Kommune, men under ansættelsesprocessen har fået kend-skab til de oplysninger, du indberettes om

4.2. Hvilke oplysninger kan du indberette om?

Du kan indberette om:

1. Enhver overtrædelse af visse EU-regler.
2. Alvorlige overtrædelser af øvrige regler.

Du kan både indberette om forhold/hændelser, der endnu ikke er indtrådt og forhold/hændelser, der ligger tilbage i tiden.

I hver enkelt sag foretages der indledningsvist en vurdering af, om henvendelsen falder indenfor whistleblowerordningen.

4.2.1. Overtrædelse af visse EU-regler

Hvis indberetningen vedrører en overtrædelse af visse EU-regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være alvorlig. Her kan der indberettes om alle overtrædelser. Det gælder eksempelvis for specifikke regler indenfor følgende områder:

• Udbudsregler
• Miljøbeskyttelse
• Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd

I whistleblowerdirektivets bilag del 1, kan du se de præcise regler, som er omfattet.

Klik her og gå til bilag

4.2.2. Alvorlige overtrædelser

Medmindre henvendelsen omfatter forhold som beskrevet ovenfor, kan du kun indberette om alvorlige forhold, som er af samfundsmæssig interesse at få afdækket.

Der er tale om alvorlige forhold, hvis oplysningerne vedrører lovovertrædelser og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser, fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed, fare for miljøet, grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende.

Oplysningerne kan eksempelvis omfatte:

• Strafbare forhold: overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse eller vold mv.
• Alvorlige forhold vedrørende ansættelsen: F.eks. seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt.
• Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser: overtrædelser af lovgivning om miljø, lovgivning om magtanvendelse, lovgivning om kommuners forhold, sundhedslovgivningen, lovgivning om bog-føring og regnskabsaflæggelse, forvaltningsloven eller offentlighedsloven mv.
• Andre alvorlige forhold: overtrædelser af kommunens interne regler for bogføring og regnskabs-aflæggelse, alvorlige fejl eller uregelmæssigheder forbundet med kommunens it-drift eller it-systemstyring, bevidst vildledning af borgerne, eller tilsidesættelse af reglerne for offentlige an-sattes modtagelse af gaver mv.

Det forudsættes i disse tilfælde, at overtrædelserne er alvorlige. Det er de, hvis der er tale om grove fejl eller forsømmelser, eller hvis der er tale om væsentlige og gentagne fejl eller forsømmelser, som foregår systematisk.

4.3. Hvad kan du ikke indberette om?

Whistleblowerordningen behandler ikke oplysninger om mindre alvorlige forhold, herunder mindre alvorlige HR-forhold.

Mindre alvorlige forhold kan eksempelvis være:

• at en forvaltningsenhed har lavet en enkeltstående fejludbetaling
• at telefonerne var lukket en enkelt dag, hvor de burde være åbne
• at en kollega har et højt sygefravær eller bruger kopimaskinen til private formål

Der kan heller ikke indberettes om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere, medmindre sådanne konflikter kan medføre risiko for andre personers sikkerhed og sundhed.

Forhold som disse skal håndteres via de almindelige kommunikationsveje – f.eks. nærmeste leder, personaleafdeling eller tillidsrepræsentant.

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at indberette om oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt iht. sundhedsloven § 40.

4.4. Hvilke krav stilles der til dig, når du indberetter?

Når du indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, er det et krav, at du via dit arbejde har fået kendskab til, eller begrundet mistanke om, at der er begået forhold som beskrevet ovenfor.

Oplysninger til whistleblowerordningen skal indgives i god tro – det vil sige, at du skal have rimelig grund til at antage:

1. at de oplysninger du indberetter om, er rigtige og
2. at de oplysninger, du indberetter om, falder indenfor ordningen jf. afsnit 3.

Du må ikke bevidst indgive urigtige eller vildledende oplysninger.

4.5. Hvordan indberetter du?

Alle indberetninger skal fremsendes via portalen.

Her kan du foretage anonym indberetning, hvis du ønsker det og løsningen sikrer, at du også efterfølgende kan kommunikere anonymt med whistleblowerenheden.

Der er ikke mulighed for at foretage mundtlige indberetninger, hverken telefonisk eller ved fremmøde.

Det er også muligt at foretage indberetningen til Datatilsynets whistleblowerordning. Det er valgfrit, hvilken ordning du anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Hjørring Kommune, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at du anvender den interne ordning hos Hjørring Kommune.

Ved Datatilsynets whistleblowerordning er det muligt at indberette anonymt. Du kan læse nærmere om, hvordan du indberetter til Datatilsynet her.

Vi gør desuden opmærksom på, at Hjørring Kommunes whistleblowerordning skal anses som et supplement til andre eksisterende whistleblowerordninger, som eksempelvis de ordninger, som eksisterer ved arbejdstilsynets og socialtilsynet.

4.6. Konsekvenser ved misbrug af ordningen

Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner, kontraktmæssige konsekvenser eller bødestraf.

Overordnet sker der følgende, når du laver en indberetning:

5.1. Indberetningsløsningen:

Hjørring Kommune har besluttet, at alle indberetninger, skal modtages via whistleblower-portalen.

Portalen giver dig mulighed for at indberette anonymt og sikrer mulighed for, at der løbende kan kommunikeres anonymt mellem dig og de personer, som følger op på din indberetning.

5.2. Hvilken rolle spiller KL:

Til at bistå whistleblowerenheden, har Hjørring Kommune indgået aftale med KL, som foretager den indledende screening af din indberetning. KL påser:

1. Om du er omfattet af målgruppen, som kan foretage indberetninger.
2. Om det forhold, du har indberettet om, falder indenfor whistleblowerordningen.

Hvis din indberetning falder udenfor whistleblowerordningen, vil KL oplyse dig herom.

Hvis din indberetning falder indenfor whistleblowerordningen, vil KL overdrage sagen til whistleblowerenheden.

For at kunne varetage denne opgave, har enkelte udpegede medarbejdere hos KL, adgang til din indberetning.

Hos KL er det kun de konkrete personer, som er udpeget til bistå Hjørring Kommune med screeningen, der har adgang til din indberetning.

KL opbevarer selvstændigt de oplysninger, som er nødvendige for at sikre de krav, der gælder til deres dokumentation i forhold til håndteringen af ordningen.

5.3. Nærmere om whistleblowerenheden:

I Hjørring Kommune varetages whistleblowerfunktionen af en selvstændig intern enhed. Whistleblowerenheden kan ikke pålægges instrukser eller tjenestebefalinger og refererer ikke til en direktør.

Stabschefen i Kommunaldirektørens Stab er udpeget til at lede whistleblowerenheden og udpege de øvrige medlemmer af enheden.

Du kan se navnene på de konkrete medarbejdere, som indgår i whistleblowerenheden, når du foretager en indberetning. I Hjørring Kommune er det kun de konkrete personer, som er udpeget til indgå i whistleblowerenheden, der har adgang til din indberetning.

Whistleblowerenheden i Hjørring Kommune træffer beslutning om:

• Hvordan en konkret indberetning skal undersøges.
• At en sag skal overdrages til ekstern undersøgelse, herunder hvem der konkret skal undersøge sagen.
• Hvornår en indberetning er tilstrækkelig undersøgt.
• At foretage politianmeldelse i sager, hvor der er behov for politimæssig efterforskning som led i sagens belysning.
• At afslutte en sag, hvis der på baggrund af undersøgelsen ikke findes grundlag for at iværksætte yderligere.
• At direktionen og økonomiudvalget skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblower-enhedens undersøgelse, findes behov for nye eller ændrerede procedurer eller iværksættelse af tiltag, hvorefter beslutningen herom overlades til økonomiudvalget.
• At den relevante leder skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre ansættelsesretlige følger for en eller flere ansatte, hvorefter beslutningen herom overlades til den pågældende leder.
• At den relevante leder skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre kontraktretlige konsekvenser eller strafferetlige følger for en leverandør mv., hvorefter beslutningen herom over-lades til den pågældende leder.

5.3.1. Hvis din indberetning falder udenfor whistleblowerordningen:

Hvis KL har vurderet, at din indberetning falder udenfor whistleblowerordningen, vil whistleblower-enheden i forlængelse heraf vejlede dig om, hvilke andre muligheder du har, i relation til at gøre opmærksom på forholdet.

Fordi din indberetning falder udenfor whistleblowerordningen, vil du ikke kunne få beskyttelsen om whistleblower. Derfor vil det være op til dig selv at beslutte, om du ønsker at stå frem med forholdet via andre kanaler, uden beskyttelsen som whistleblower. Der kan dog være situationer, hvor det forhold du har indberettet om, er nødvendigt for Hjørring Kommune at reagere på, selvom det ikke falder indenfor whistleblowerordningen. I så fald vil whistleblowerenheden viderebringe indholdet af din indberetning til de relevante personer i Hjørring Kommune, men kun hvis det er muligt uden af afsløre din identitet.

5.3.2. Hvis din indberetning falder indenfor whistleblowerordningen:

Hvis KL har vurderet, at din indberetning falder indenfor whistleblowerordningen, vil lederen af whistleblowerenheden sammensætte et team på minimum 2 personer fra enheden, der skal undersøge din indberetning. Teamet vil blive sammensat ud fra en vurdering af:

• Hvad indberetningen omhandler
• Hvem indberetningen omhandler

Hvis det ikke er muligt at sammensætte et team indenfor enheden, der kan lave undersøgelsen, vil din indberetning blive overdraget til ekstern undersøgelse. Det vil bero på en konkret vurdering, hvem der findes bedst egnet hertil, men det kunne eksempelvis være et revisionsfirma, et advokatfirma eller KL.

Du vil blive orienteret om, hvem der konkret behandler din indberetning.

I dette afsnit kan du læse om, hvilke rettigheder du har som whistleblower og hvordan Hjørring Kommune sikrer disse rettigheder.

6.1. Dine rettigheder som whistleblower:

I dette afsnit kan du læse, hvilke rettigheder du har, hvis du indgiver oplysninger som whistleblower.

Du skal være opmærksom på, at en indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv med-føre, at du bliver part i sagen, hvormed du ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

6.1.1. Du er beskyttet mod repressalier

Whistleblowere, dennes familie, partsrepræsentant mv. er beskyttet mod repressalier af enhver art, som følge af indberetningen.

6.1.2. Du er sikret fortrolighed

Medarbejdere, som er udpeget til at håndtere indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt omkring alle indberetninger. Overtrædelse af denne tavshedspligt er strafbart.

Du er sikret, at din identitet ikke vil blive videregivet til andre, end de personer, som er bemyndiget til at håndtere indberetninger, medmindre du giver samtykke hertil.

Oplysninger om din identitet kan dog videregives til andre offentlige myndigheder, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis dette gør sig gældende, vil du som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Selve indholdet af indberetningen kan videregives til andre (f.eks. internt i Hjørring Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere dig. Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.

Din indberetning er ikke omfattet af retten til aktindsigt eller indsigt, og vil altså ikke blive udleveret, hvis nogen anmoder herom.

Byrådsmedlemmer har dog ret til sagsindsigt i din indberetning, men de kan ikke få oplysninger om din identitet. Hvis et byrådsmedlem får indsigt i din indberetning, vil byrådsmedlemmet blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at han/hun er underlagt en særlig tavshedspligt.

6.1.3. Du kan ansvarsfrit videregive oplysninger til whistleblowerenheden

Du anses ikke for at have tilsidesat din tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige op-lysninger. Du ifalder dermed ikke nogen form for ansvar ved at videregive fortrolige oplysninger til whistleblowerordningen, forudsat at du havde rimelig grund til at antage, at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen.

Du ifalder heller ikke noget ansvar for at have skaffet dig adgang til de oplysninger, som du indberetter om. Det er dog en forudsætning, at oplysningerne er nødvendige, og at du ikke har anskaffet oplysningerne ved en strafbar handling (eksempelvis ved hacking, optagelse af samtaler mellem andre eller tyveri).

6.1.4. Du har ret til orientering om sagen

Du vil indenfor 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen af indberetningen.

Du vil desuden blive orienteret om sagens behandling og udfaldet heraf hurtigst muligt og senest indenfor 3 måneder. Orienteringens omfang kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.

6.2. Hvordan sikrer Hjørring Kommune, at du beskyttes mod repressalier?

Enhver kan orientere whistleblowerenheden, hvis det har haft negative konsekvenser, at vedkommende har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Enhver kan desuden henvende sig til whistleblowerenheden, hvis man oplever, at Hjørring Kommune hindrer, eller forsøger at hindre, ansatte i at foretage indberetninger.

Hvis whistleblowerenheden bliver opmærksom på, at du har været udsat for repressalier eller forsøgt hindret i at foretage en indberetning, vil whistleblowerenheden vejlede dig om dine muligheder og rettigheder.

Hvis du har oplevet uberettigede sanktioner som følge af, at du har indgivet en indberetning, har du ret til godtgørelse eller økonomisk kompensation. Det samme gælder, hvis du har været forsøgt hindret i at foretage en indberetning.

6.3. Hvordan sikrer Hjørring Kommune tavshedspligten?

Når du indberetter via whistleblowerportalen, kan du vælge om du vil være anonym, eller om de udpegede medarbejdere, der er indgår i whistleblowerenheden (eller foretager screeningen hos KL) må kende din identitet. Uanset om du indberetter anonymt eller ej, har de personer, som er udpeget til at behandle din indberetning, en særlig tavshedspligt.

Hvis du indberetter anonymt, bør du, for at undgå spor i browserhistorik, logge på fra en ekstern computer.

Det er kun få udpegede medarbejdere hos KL og Hjørring Kommune, som har adgang systemet, og dermed har adgang til din indberetning.

Hvis din indberetning indeholder en række oplysninger (f.eks. et hændelsesforløb), som med stor sandsynlighed vil gøre det muligt at udlede din identitet, har whistleblowerenheden en skærpet opmærksomhed på, hvordan din indberetning skal håndteres. Hvis det ikke er muligt at undersøge forholdet, uden at afsløre de omstændigheder, som med stor sandsynlighed vil kunne afsløre din identitet, vil whistleblowerenheden gå i dialog med dig for at sikre, om du er indforstået hermed. Hvis du ikke ønsker at give afkald på din anonymitet, vil whistleblowerenheden respektere dette, hvilket i yderste konsekvens kan betyde, at forholdet ikke kan undersøges.

Din indberetning vil blive slettet i portalen, og vil herefter blive opbevaret hos henholdsvis KL og Hjørring Kommune selvstændigt. I den forbindelse sikres det at opbevaringen sker, så det fortsat kun er de udpegede medarbejdere, der har adgang til din indberetning.

Hvis de oplysninger, som whistleblowerenheden modtager, handler om dig, vil du ikke nødvendigvis blive underrettet om sagen eller om, at der behandles oplysninger om dig. Det afhænger af, hvordan den konkrete sag kan belyses og omstændighederne i øvrigt.

Hvis du bliver orienteret om sagen og inddraget i sagens belysning, vil du aldrig få kendskab til whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker hertil. Hvis du inddrages i sagens belysning, vil whistleblowerenheden sikre, at du bliver vejledt om dine rettigheder, herunder at du ikke har pligt til at udtale dig.

Hvis Whistleblowerenheden, på baggrund af en undersøgelse, finder at der er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre ansættelsesretlige følger overfor dig, vil sagen blive overdraget til din leder.

Whistleblowerenheden har således ikke kompetence til at tage ansættelsesretlige skridt. Dette vil ske indenfor de almindelige personaleretlige rammer, hvor det sikres at dine rettigheder vil blive iagttaget.